GmbH gründen: der Ablauf in sieben Schritten

Die GmbH ist die verbreitetste Kapitalgesellschaft in Deutschland. Der Gründungsablauf ist formalisiert, und genau das macht ihn planbar. Die folgenden sieben Schritte beschreiben den Normalfall einer Bargründung.

1. Firmierung und Unternehmensgegenstand klären

Der Firmenname muss unterscheidungskräftig sein und darf nicht irreführen. Der Zusatz GmbH ist Pflicht. Lassen Sie den Namen vorab bei der Industrie- und Handelskammer prüfen, das ist in der Regel kostenlos und erspart eine Zurückweisung durch das Registergericht.

Der Unternehmensgegenstand sollte konkret genug sein, um das Geschäft zu beschreiben, und weit genug, um spätere Entwicklungen abzudecken.

2. Geschäftsanschrift festlegen

Die GmbH braucht eine inländische Geschäftsanschrift, die ins Handelsregister eingetragen wird. Unter dieser Anschrift muss die Gesellschaft erreichbar sein, Zustellungen müssen dort ankommen. Wenn Sie keine eigenen Räume anmieten, kommt eine gemietete Geschäftsadresse infrage. Achten Sie darauf, dass Sie eine schriftliche Bestätigung erhalten, dass die Anschrift als Geschäftsanschrift eingetragen werden darf. Ohne diese Bestätigung kann das Registergericht nachfragen.

3. Gesellschaftsvertrag aufsetzen

Bei einer Einpersonengründung oder einer unkomplizierten Gründung mit bis zu drei Gesellschaftern reicht oft das Musterprotokoll, das günstiger ist. Sobald die Regelungen individueller werden, etwa bei Stimmrechten, Nachfolge oder Vesting, brauchen Sie einen eigenen Vertrag.

4. Notartermin

Der Gesellschaftsvertrag wird notariell beurkundet, die Geschäftsführung bestellt und die Gesellschafterliste erstellt. Bringen Sie Ausweise aller Gesellschafter mit. Nach der Beurkundung existiert die GmbH in Gründung, abgekürzt i. G. Sie können bereits handeln, haften in dieser Phase aber persönlich.

5. Geschäftskonto und Einzahlung

Das Stammkapital beträgt mindestens 25.000 Euro. Bei einer Bargründung müssen vor der Anmeldung mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein, bei mehreren Gesellschaftern je Anteil mindestens ein Viertel. Die Bank stellt eine Bestätigung aus, die das Notariat für die Anmeldung braucht.

Wer mit weniger starten will, kann eine Unternehmergesellschaft gründen, die haftungsbeschränkt ist und ab einem Euro Stammkapital möglich. Sie muss allerdings jährlich Rücklagen bilden, bis 25.000 Euro erreicht sind.

6. Handelsregisteranmeldung

Das Notariat reicht die Anmeldung elektronisch ein. Das Registergericht prüft und trägt ein. Je nach Gericht dauert das wenige Tage bis mehrere Wochen. Mit der Eintragung entsteht die GmbH als juristische Person, und die persönliche Haftung aus der Gründungsphase endet.

7. Anmeldungen nach der Eintragung

• Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt, daraus folgen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Industrie- und Handelskammer
• Berufsgenossenschaft
• Bei Mitarbeitenden: Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit
• Transparenzregister

Kosten und Dauer

Für Notar und Handelsregister sollten Sie bei einer einfachen Gründung mit Musterprotokoll einen niedrigen vierstelligen Betrag einplanen, bei individuellem Vertrag mehr. Die Gesamtdauer liegt üblicherweise bei drei bis sechs Wochen, abhängig vom Registergericht.

Wo es am häufigsten hakt

• Der Firmenname wird zurückgewiesen, weil er nicht unterscheidungskräftig ist
• Unter der Geschäftsanschrift ist die Gesellschaft nicht erreichbar, oder es fehlt die Nutzungsbestätigung
• Die Einzahlungsbestätigung der Bank kommt zu spät
• Der Unternehmensgegenstand ist zu unbestimmt formuliert

Drei dieser vier Punkte lassen sich vorab klären. Es lohnt sich.

Bargründung oder Sachgründung

Der beschriebene Ablauf gilt für die Bargründung, den Normalfall. Bei einer Sachgründung wird das Stammkapital ganz oder teilweise durch Sachwerte erbracht, etwa Maschinen, Fahrzeuge oder ein eingebrachtes Einzelunternehmen.

Das ist aufwendiger. Erforderlich sind ein Sachgründungsbericht und der Nachweis, dass die eingebrachten Werte das Stammkapital decken. Das Registergericht prüft das, und es prüft genau. Rechnen Sie mit mehreren zusätzlichen Wochen.

Die GmbH in Gründung

Zwischen Beurkundung und Eintragung existiert die Vor-GmbH. Sie kann bereits Verträge schließen, Rechnungen stellen und ein Konto führen. Treten Sie in dieser Phase als GmbH i. G. auf.

Der Haken: Wer in dieser Phase für die Gesellschaft handelt, haftet persönlich und unbeschränkt, bis die Eintragung erfolgt ist. Große Verpflichtungen sollten Sie deshalb möglichst bis zur Eintragung zurückstellen.

Die laufenden Pflichten danach

• Doppelte Buchführung, keine Einnahmenüberschussrechnung
• Jahresabschluss mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und je nach Größe Anhang
• Offenlegung im Unternehmensregister
• Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer
• Meldung der wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister
• Gesellschafterliste bei jeder Änderung aktualisieren

Diese Pflichten sind der eigentliche Unterschied zum Einzelunternehmen. Die laufenden Kosten für Buchhaltung und Abschluss liegen spürbar höher. Rechnen Sie das in Ihre Entscheidung ein, bevor Sie gründen.

Häufige Fragen

Kann ich allein eine GmbH gründen?

Ja. Die Einpersonen-GmbH ist ausdrücklich zulässig.

Muss ich die 25.000 Euro vollständig einzahlen?

Vor der Anmeldung mindestens die Hälfte, also 12.500 Euro. Der Rest bleibt eine offene Einlageforderung, die jederzeit eingefordert werden kann, etwa in der Insolvenz.

Lohnt sich eine UG statt einer GmbH?

Wenn das Kapital fehlt, ja. Die UG hat allerdings bei Banken und Geschäftspartnern einen schwereren Stand und muss ein Viertel des Jahresüberschusses zurücklegen, bis 25.000 Euro erreicht sind.

Brauche ich einen Steuerberater?

Vorgeschrieben ist es nicht, praktisch aber kaum zu umgehen. Bilanzierung und Offenlegung sind ohne fachliche Begleitung ein hohes Risiko.

Geschäftsadresse im Rheinländer Business Center

Wir vermieten eine Geschäftsadresse in Leverkusen für fix 99 Euro im Monat. Enthalten sind Postannahme und Postweiterleitung mit Scanservice. Anders als viele Anbieter arbeiten wir mit einem professionellen Scanner, der den Text Ihrer Dokumente erkennt. Sie durchsuchen Ihr digitales Postfach deshalb nach Schlagwörtern und haben auch Monate später den vollen Überblick über die eingegangene Post. Ein altes Dokument finden Sie im Handumdrehen wieder.

Das Gebäude gehört der Firmengruppe der Gründer, die selbst dort ansässig ist. Es gibt eine Rezeption, Büros und einen Konferenzraum. Sie können jederzeit vorbeikommen und sich ansehen, wofür Ihre Adresse steht.

Geschäftsadresse in Leverkusen ansehen oder unverbindlich anfragen. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick. Wir erbringen keine Rechts- oder Steuerberatung. Lassen Sie Ihren konkreten Fall von Ihrer Steuerberatung oder Ihrer Rechtsanwältin oder Ihrem Rechtsanwalt prüfen.