Adresse im Handelsregister ändern: Ablauf, Notar und Kosten

Wenn ein eingetragenes Unternehmen seine Anschrift ändert, reicht eine Meldung beim Gewerbeamt nicht. Die Geschäftsanschrift steht auch im Handelsregister und muss dort aktualisiert werden.

Zwei Fälle, die auseinandergehalten gehören

Fall 1: Nur die Geschäftsanschrift ändert sich. Der Sitz der Gesellschaft, wie er in der Satzung steht, bleibt derselbe. Das ist der Fall, wenn Sie innerhalb derselben Gemeinde umziehen. Dann genügt eine Anmeldung zum Handelsregister. Ein Gesellschafterbeschluss ist nicht nötig.

Fall 2: Der Sitz der Gesellschaft ändert sich. Sie ziehen in eine andere Gemeinde. Dann ändert sich die Satzung, und dafür braucht es einen Gesellschafterbeschluss mit qualifizierter Mehrheit, der notariell beurkundet wird. Das ist deutlich aufwendiger.

Der Ablauf im ersten Fall

1. Sie beauftragen eine Notarin oder einen Notar mit der Anmeldung.
2. Die Anmeldung wird in öffentlich beglaubigter Form erstellt und von der Geschäftsführung unterschrieben.
3. Das Notariat reicht sie elektronisch beim Registergericht ein.
4. Das Gericht trägt die neue Anschrift ein und veröffentlicht die Eintragung.

Die Beglaubigung ist zwingend. Eine formlose Mitteilung an das Registergericht reicht nicht.

Kosten

Die Gebühren richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz. Für eine reine Adressänderung bewegen sich Notar- und Gerichtskosten üblicherweise im unteren dreistelligen Bereich. Kommt eine Satzungsänderung mit Gesellschafterbeschluss dazu, liegt es höher, weil die Beurkundung nach dem Stammkapital berechnet wird. Lassen Sie sich vorab einen Kostenvoranschlag geben, das ist üblich.

Firmensitz verlegen und im Handelsregister ändern: was parallel zu erledigen ist

Die Handelsregistereintragung ist nur ein Baustein. Dazu gehören:

• Gewerbeummeldung beim Gewerbeamt
• Mitteilung an das Finanzamt
• Industrie- und Handelskammer
• Impressum, AGB, Rechnungen, Briefbögen, Website
• Bank, Versicherungen, Vertragspartner
• Google Unternehmensprofil und Branchenverzeichnisse

Ein Hinweis zur Reihenfolge

Klären Sie die neue Adresse vollständig, bevor Sie das Notariat beauftragen. Sie brauchen in der Regel eine schriftliche Bestätigung des Vermieters, dass die Anschrift als Geschäftsanschrift im Handelsregister genutzt werden darf. Fehlt die, kann das Registergericht nachfragen, und der Vorgang verzögert sich.

Die empfangsberechtigte Person

Neben der Geschäftsanschrift können Sie eine empfangsberechtigte Person mit inländischer Anschrift ins Register eintragen lassen. Das ist freiwillig, kann aber sinnvoll sein. Scheitert die Zustellung an der Geschäftsanschrift, wird an die empfangsberechtigte Person zugestellt.

Die Eintragung erfolgt im selben Vorgang und verursacht kaum Mehrkosten. Für Gesellschaften, deren Geschäftsführung häufig unterwegs ist, ist das eine günstige Absicherung.

Was das Registergericht prüft

Das Gericht prüft nicht nur formal. Typische Rückfragen betreffen:

• Ob unter der angegebenen Anschrift tatsächlich zugestellt werden kann
• Ob eine Nutzungsbestätigung des Vermieters vorliegt, wenn die Anschrift einem Dienstleister gehört
• Ob die Anschrift vollständig ist, insbesondere mit Hausnummer
• Ob bei einem Wechsel der Gemeinde ein Satzungsänderungsbeschluss beigefügt ist

Jede Rückfrage kostet Zeit. Legen Sie die Nutzungsbestätigung von vornherein bei, auch wenn sie nicht ausdrücklich verlangt wird.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Eintragung?

Bei vollständigen Unterlagen üblicherweise wenige Tage bis zwei Wochen. Bei einem Wechsel des Registerbezirks dauert die Abgabe an das neue Gericht länger.

Kann ich die Änderung selbst einreichen?

Nein. Die Anmeldung muss öffentlich beglaubigt sein, das kann nur ein Notariat.

Was kostet es ungefähr?

Für eine reine Adressänderung ohne Satzungsänderung liegen Notar- und Gerichtskosten üblicherweise im unteren dreistelligen Bereich. Mit Satzungsänderung steigt es deutlich, weil die Beurkundung am Stammkapital bemessen wird. Lassen Sie sich vorab einen Kostenvoranschlag geben.

Ab wann gilt die neue Adresse?

Nach außen mit der Eintragung und deren Bekanntmachung. Ihre Geschäftsunterlagen sollten Sie erst danach umstellen.

Standort Leverkusen: 250 Prozent Hebesatz

Leverkusen gehört mit einem Hebesatz von 250 Prozent zu den günstigsten Standorten in Nordrhein-Westfalen. Köln liegt bei 475, Düsseldorf bei 440. Bei 100.000 Euro Gewerbeertrag sind das rund 7.875 Euro weniger Gewerbesteuer pro Jahr als in Köln.

Was der Standort Leverkusen konkret bedeutet, haben wir mit Rechenbeispiel aufgeschrieben. Für eine Einschätzung Ihres Falls melden Sie sich gern.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick. Wir erbringen keine Rechts- oder Steuerberatung. Lassen Sie Ihren konkreten Fall von Ihrer Steuerberatung oder Ihrer Rechtsanwältin oder Ihrem Rechtsanwalt prüfen.